Sprzedawca może mieć komplet ostrzeżeń, poprawne zdjęcia produktu i regulamin sklepu, a mimo to stracić sprzedaż przez jeden brak w danych produktu: niewskazaną osobę odpowiedzialną w Unii Europejskiej. Pytanie, jak wyznaczyć osobę odpowiedzialną GPSR, nie sprowadza się do wpisania nazwiska pracownika w dokumentacji. Najpierw trzeba ustalić, kto zgodnie z rozporządzeniem może pełnić tę funkcję, za jakie obowiązki odpowiada i jakie informacje muszą trafić do produktu oraz oferty online.
GPSR, czyli rozporządzenie w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów, obowiązuje od 13 grudnia 2024 r. Dotyczy także sprzedaży przez platformy marketplace, w tym Allegro. Dla importerów, marek własnych i sprzedawców sprowadzających towary spoza UE właściwe wyznaczenie podmiotu odpowiedzialnego jest elementem dopuszczenia produktu do obrotu, a nie formalnością odkładaną na później.
Kogo GPSR nazywa osobą odpowiedzialną?
Potoczne określenie „osoba odpowiedzialna GPSR” bywa mylące. Przepisy nie wymagają zawsze powołania konkretnej osoby fizycznej zatrudnionej w firmie. Wymagają, aby dla produktu objętego GPSR istniał podmiot gospodarczy mający siedzibę w UE, odpowiedzialny za określone obowiązki związane z bezpieczeństwem produktu.
W praktyce takim podmiotem może być producent z siedzibą w Unii. Jeżeli producent ma siedzibę poza UE, rolę tę co do zasady przejmuje importer. Można też ustanowić upoważnionego przedstawiciela mającego siedzibę w Unii, o ile producent udzieli mu odpowiedniego pisemnego upoważnienia. W określonych sytuacjach funkcję może wykonywać również dostawca usług realizacji zamówień, czyli podmiot typu fulfillment, gdy w Unii nie ma producenta, importera ani upoważnionego przedstawiciela.
To rozróżnienie ma duże znaczenie dla e-commerce. Polski sprzedawca, który kupuje towar od unijnego dystrybutora, nie powinien automatycznie wpisywać siebie jako osoby odpowiedzialnej. Najpierw musi zweryfikować łańcuch dostaw i ustalić, kto jest producentem, kto wprowadził produkt do UE oraz czy w dokumentacji wskazano już właściwy podmiot. Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorcy, który sam importuje produkty z Chin pod własną marką. Wtedy najczęściej staje się importerem, a nierzadko również producentem w rozumieniu przepisów, zwłaszcza gdy sprzedaje produkt pod własną nazwą lub znakiem towarowym.
Jak wyznaczyć osobę odpowiedzialną GPSR krok po kroku
Prawidłowe wyznaczenie zaczyna się od analizy produktu i modelu sprzedaży, nie od przygotowania etykiety. Ta sama firma może występować w różnych rolach zależnie od konkretnej partii towaru, marki i kanału dostaw.
1. Ustal rolę swojej firmy w łańcuchu dostaw
Należy odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań: kto faktycznie produkuje towar, gdzie ma siedzibę producent, kto pierwszy wprowadza produkt z państwa trzeciego do Unii oraz pod czyją marką jest on sprzedawany. Dokumenty handlowe, faktury, specyfikacje produktu i umowy z dostawcami powinny potwierdzać ten stan.
Nie warto opierać się wyłącznie na deklaracji kontrahenta z platformy B2B. Jeżeli dane producenta są niepełne, adres jest pozorny albo dokumentacja bezpieczeństwa nie dotyczy sprzedawanego wariantu produktu, ryzyko pozostaje po stronie przedsiębiorcy udostępniającego towar konsumentowi.
2. Wybierz podmiot, który rzeczywiście może pełnić tę funkcję
Jeżeli producent ma siedzibę w Polsce lub innym państwie UE, zwykle to on będzie podmiotem odpowiedzialnym. Przy imporcie spoza UE tę funkcję zazwyczaj pełni importer. Gdy model biznesowy zakłada korzystanie z upoważnionego przedstawiciela, konieczne jest pisemne umocowanie precyzujące jego zadania.
Nie wystarczy nazwać dowolnej spółki „EU Responsible Person” w arkuszu produktowym. Wybrany podmiot musi być realnie dostępny dla organów, dysponować dokumentacją i być zdolny do wykonywania ustawowych obowiązków. Wskazanie firmy, która nie ma wiedzy o towarze, nie otrzymała dokumentów ani nie zaakceptowała roli, tworzy ryzyko pozornej zgodności.
3. Zawrzyj ustalenia w dokumentach
Jeżeli funkcję ma wykonywać upoważniony przedstawiciel, konieczne jest odpowiednie upoważnienie od producenta. W relacji importer – dostawca lub marka – operator fulfillment warto dodatkowo uregulować przekazywanie dokumentacji, aktualizację danych, zasady postępowania przy skargach i procedurę wycofania produktu.
Dokument powinien wskazywać co najmniej produkty lub grupy produktów objęte umocowaniem, okres jego obowiązywania, zakres dostępu do dokumentacji oraz zasady komunikacji z organami nadzoru. Ogólne pełnomocnictwo bez identyfikacji asortymentu może nie rozwiązać problemu, zwłaszcza przy szerokim katalogu produktów i częstych zmianach dostawców.
4. Zapewnij dostęp do dokumentacji technicznej i danych bezpieczeństwa
Podmiot odpowiedzialny ma nie tylko figurować na produkcie. Powinien móc udostępnić organom dokumentację potwierdzającą bezpieczeństwo towaru, w tym ocenę ryzyka i informacje o środkach podjętych dla ograniczenia zagrożeń. Zakres dokumentów zależy od rodzaju produktu i przepisów szczególnych.
Dla części towarów sam GPSR nie będzie jedynym reżimem prawnym. Zabawki, urządzenia elektryczne, kosmetyki, środki ochrony indywidualnej czy wyroby medyczne podlegają także przepisom sektorowym. W takich przypadkach trzeba ustalić, czy pojęcie osoby odpowiedzialnej i jej obowiązki wynikają z regulacji szczególnej. Uniwersalny schemat stosowany do każdego produktu jest wygodny, ale może być błędny.
5. Umieść dane tam, gdzie wymagają tego przepisy
Co do zasady na produkcie, opakowaniu, paczce albo dołączonym dokumencie należy umieścić nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową lub znak towarowy podmiotu odpowiedzialnego oraz jego adres pocztowy i elektroniczny. Sposób oznaczenia musi być czytelny dla konsumenta i umożliwiać kontakt.
W sprzedaży na odległość obowiązki informacyjne działają dodatkowo. Oferta produktu powinna zawierać dane producenta, a gdy producent nie ma siedziby w UE – dane osoby odpowiedzialnej w Unii. Należy też udostępnić informacje identyfikujące produkt oraz ostrzeżenia i informacje dotyczące bezpieczeństwa w języku zrozumiałym dla konsumenta na danym rynku. Na Allegro lub we własnym sklepie nie można zakładać, że dane na zdjęciu opakowania wystarczą, jeśli pole informacyjne oferty pozostaje puste lub nieczytelne.
Osoba odpowiedzialna a wewnętrzny koordynator GPSR
Przedsiębiorstwo potrzebuje często dwóch różnych ról. Pierwsza to formalny podmiot odpowiedzialny w rozumieniu GPSR. Druga to pracownik albo członek zespołu, który w firmie pilnuje kart produktów, oznaczeń, dokumentacji dostawców, reklamacji i aktualizacji ofert. Tę drugą osobę można i warto wyznaczyć wewnętrznie, ale jej powołanie nie zastępuje podmiotu odpowiedzialnego wymaganego przez rozporządzenie.
Wewnętrzny koordynator powinien mieć jasno określone kompetencje. Nie wystarczy przekazać mu ogólnego polecenia „pilnuj GPSR”. W praktyce potrzebuje dostępu do listy SKU, danych dostawców, wzorów etykiet, procedury blokowania sprzedaży oraz osoby decyzyjnej, która może szybko uruchomić wycofanie produktu. Bez tego nawet dobrze przygotowana polityka bezpieczeństwa pozostanie dokumentem bez przełożenia na operacje.
W firmach sprzedających setki lub tysiące ofert dobrym rozwiązaniem jest macierz odpowiedzialności. Dział zakupów odpowiada za pozyskanie danych od dostawcy, compliance za ich ocenę, e-commerce za publikację informacji w ofercie, a obsługa klienta za przekazywanie skarg o możliwych zagrożeniach. Zarząd lub właściciel musi natomiast wiedzieć, kto podejmuje decyzję o wstrzymaniu sprzedaży, gdy pojawi się ryzyko dla konsumentów.
Najczęstsze błędy przy wyznaczaniu odpowiedzialnego podmiotu
Najbardziej ryzykowne jest kopiowanie danych z ofert konkurencji lub kart katalogowych dostawcy bez ich sprawdzenia. Błąd często ujawnia się dopiero po kontroli, zgłoszeniu konsumenta albo blokadzie oferty przez platformę. Problemem jest też podawanie wyłącznie adresu spoza UE, adresu bez nazwy podmiotu czy starego adresu importera, który zakończył współpracę.
Częsty błąd dotyczy marek własnych. Przedsiębiorca uważa się za zwykłego dystrybutora, choć to jego logo widnieje na produkcie i to on kształtuje prezentację towaru wobec konsumentów. Taka kwalifikacja może zmieniać zakres jego obowiązków. Każdy przypadek trzeba ocenić na podstawie realnego udziału firmy w łańcuchu dostaw, a nie nazwy stanowiska użytej w umowie.
Ryzykowne jest również przekonanie, że osoba odpowiedzialna ma odpowiadać za wszystko w sposób nieograniczony. GPSR przypisuje jej konkretne zadania, ale nie zwalnia producenta, importera, dystrybutora ani platformy z ich własnych obowiązków. Umowa może porządkować rozliczenia między partnerami, lecz nie usuwa ustawowej odpowiedzialności wobec organów i konsumentów.
Kiedy potrzebna jest analiza prawna i szkolenie zespołu?
Analiza jest szczególnie uzasadniona, gdy firma importuje towary spoza UE, sprzedaje produkty pod własną marką, korzysta z wielu dostawców albo działa równocześnie na kilku marketplace’ach. W takich modelach jedna nieprawidłowa informacja może zostać powielona w setkach ofert, a korekta po fakcie jest kosztowna i dezorganizuje sprzedaż.
Warto przeszkolić nie tylko dział compliance. Zespoły zakupowe, e-commerce, marketing, obsługa klienta i magazyn podejmują decyzje, które wpływają na zgodność z GPSR. Szkolenie dopasowane do asortymentu pozwala przełożyć przepisy na konkretne procedury: od akceptacji dostawcy po reakcję na reklamację dotyczącą bezpieczeństwa produktu.
Najbezpieczniejsza decyzja nie polega na szybkim wpisaniu dowolnych danych do oferty. Polega na ustaleniu roli firmy, potwierdzeniu jej dokumentami i zorganizowaniu procesu, w którym każda nowa oferta ma zweryfikowanego odpowiedzialnego podmiotu jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży.