Wystawienie produktu na Allegro, własnym sklepie lub platformie marketplace nie przesądza jeszcze, kto odpowiada za bezpieczeństwo produktu online. Decyduje rzeczywista rola przedsiębiorcy w łańcuchu dostaw: czy wytwarza produkt pod własną marką, sprowadza go spoza Unii Europejskiej, dystrybuuje go, czy tylko udostępnia miejsce do zawarcia transakcji. Błędne przypisanie tej roli może oznaczać konieczność wycofania towaru, kosztowną akcję naprawczą, problemy z organem nadzoru rynku i stratę reputacji sprzedawcy.
Kto odpowiada za bezpieczeństwo produktu online?
W e-commerce odpowiedzialność nie kończy się na jednym podmiocie. Przepisy unijnego rozporządzenia GPSR, stosowanego od 13 grudnia 2024 r., rozdzielają obowiązki między uczestników łańcucha dostaw. Każdy ma własny zakres zadań, ale żadna firma nie powinna zakładać, że obecność producenta, importera albo platformy automatycznie zwalnia ją z działania.
Punktem wyjścia jest ustalenie, kim przedsiębiorca jest w rozumieniu prawa, a nie jak opisuje swoją działalność w umowie lub na stronie sklepu. Konto sprzedawcy na marketplace może należeć do dystrybutora, ale również do importera albo producenta. To zupełnie zmienia zakres obowiązków.
Producent odpowiada za projekt i zgodność produktu
Producentem jest nie tylko firma posiadająca własną fabrykę. Za producenta może zostać uznany także podmiot, który zleca wytworzenie produktu innemu przedsiębiorcy, a następnie sprzedaje go pod własną nazwą lub znakiem towarowym. Dotyczy to częstego modelu private label, znanego profesjonalnym sprzedawcom internetowym.
Producent powinien zapewnić, że produkt jest bezpieczny jeszcze przed jego wprowadzeniem do obrotu. W praktyce oznacza to analizę ryzyk, przygotowanie dokumentacji technicznej, właściwe oznaczenie produktu, instrukcje i ostrzeżenia w języku zrozumiałym dla polskiego konsumenta. Zakres dokumentacji zależy od kategorii produktu. Inne wymogi będą dotyczyć zabawek, elektroniki, kosmetyków, wyrobów dla dzieci czy sprzętu sportowego.
Nie wystarczy przy tym uzyskać od dostawcy ogólnej deklaracji, że produkt jest zgodny z prawem. Producent powinien potrafić wykazać, na jakiej podstawie uznał towar za bezpieczny. Przy kontroli liczą się dokumenty, wyniki badań, identyfikowalność partii oraz treść instrukcji, a nie zapewnienie z rozmowy handlowej.
Importer bierze odpowiedzialność za towar spoza UE
Jeżeli producent ma siedzibę poza Unią Europejską, szczególna rola przypada importerowi. To przedsiębiorca mający siedzibę w UE, który jako pierwszy wprowadza dany produkt z państwa trzeciego na rynek unijny. Model popularny w sprzedaży internetowej, czyli zakup towaru z Azji i sprzedaż pod własnym kontem, często oznacza właśnie status importera.
Importer nie może ograniczyć się do odprawy celnej i dalszej sprzedaży. Ma obowiązek zweryfikować, czy producent wykonał wymagane działania, czy produkt ma właściwe oznaczenia, a dokumentacja i instrukcje są dostępne. Powinien też umieścić na produkcie, opakowaniu lub w wymaganych dokumentach swoje dane kontaktowe oraz reagować na informacje o zagrożeniu.
Ryzyko jest szczególnie wysokie, gdy sprzedawca korzysta z zagranicznego dostawcy, ale nie ma dostępu do raportów z badań, specyfikacji materiałów ani danych identyfikujących partię produktu. W takiej sytuacji problem ujawnia się zwykle dopiero po skardze klienta, blokadzie oferty lub kontroli.
Dystrybutor i sprzedawca nie są biernymi pośrednikami
Dystrybutor udostępnia produkt na rynku bez bycia jego producentem lub importerem. W e-commerce często będzie nim sprzedawca kupujący towar od polskiego albo unijnego hurtownika i oferujący go konsumentom. Jego obowiązki są węższe niż obowiązki producenta, ale nadal realne.
Dystrybutor powinien działać z należytą starannością. Nie powinien sprzedawać produktu, o którym wie lub powinien wiedzieć, że nie spełnia wymagań bezpieczeństwa. Musi sprawdzić podstawowe informacje i oznaczenia, zadbać o warunki przechowywania i transportu oraz współpracować przy działaniach naprawczych. Gdy dostanie wiarygodną informację o zagrożeniu, nie może dalej realizować sprzedaży tylko dlatego, że towar formalnie pochodzi od znanego dostawcy.
Sprzedawca odpowiada również wobec konsumenta za zgodność towaru z umową. To odrębny reżim od bezpieczeństwa produktu, ale w praktyce oba problemy często występują razem. Produkt z wadliwym akumulatorem może być niebezpieczny, a zarazem niezgodny z umową. Konsument zwykle kontaktuje się najpierw ze sklepem, nie z producentem z drugiego końca świata.
Platforma marketplace i operator fulfillmentu
Platforma sprzedażowa ma własne obowiązki wynikające z GPSR, zwłaszcza w zakresie współpracy z organami, obsługi zgłoszeń i reagowania na niebezpieczne oferty. Nie oznacza to jednak, że przejmuje odpowiedzialność producenta, importera lub sprzedawcy. Usunięcie aukcji przez Allegro albo inną platformę jest działaniem ograniczającym dostępność oferty, a nie rozwiązaniem całego problemu prawnego.
Podobnie trzeba ocenić usługi fulfillmentu. Magazynowanie, pakowanie i wysyłka mogą wpływać na bezpieczeństwo, na przykład gdy produkt wymaga określonych warunków przechowywania. Sam operator logistyczny nie zawsze staje się jednak importerem czy producentem. Każdorazowo trzeba przeanalizować faktyczny model działalności, przepływ towaru oraz postanowienia umów.
GPSR a bezpieczeństwo produktu w sprzedaży online
GPSR obejmuje produkty oferowane konsumentom, także wtedy, gdy sprzedaż odbywa się wyłącznie przez internet. Przedsiębiorca nie może traktować karty produktu jako materiału marketingowego oddzielonego od obowiązków prawnych. Informacje widoczne przed zakupem mają umożliwić identyfikację produktu i podmiotu odpowiedzialnego, a także przedstawiać ostrzeżenia istotne dla bezpiecznego używania.
W ofercie sprzedaży na odległość powinny znaleźć się dane producenta, w tym jego nazwa lub znak towarowy oraz adres pocztowy i elektroniczny. Jeżeli producent nie ma siedziby w Unii Europejskiej, konieczne może być wskazanie danych osoby odpowiedzialnej w UE. Oferta powinna także pozwalać zidentyfikować produkt oraz prezentować wymagane ostrzeżenia i informacje dotyczące bezpieczeństwa.
Nie należy kopiować opisów z katalogu dostawcy bez ich sprawdzenia. Częstym błędem są instrukcje tylko po angielsku, brak danych importera, niewidoczne ostrzeżenia dotyczące wieku dziecka albo opis modelu niezgodny z oznaczeniem na opakowaniu. W internecie takie uchybienia są łatwe do wykrycia, a po skopiowaniu oferty na wiele kanałów sprzedaży skala ryzyka szybko rośnie.
GPSR ma charakter ogólny. Jeżeli dany produkt podlega przepisom sektorowym, na przykład dotyczącym zabawek, urządzeń elektrycznych czy środków ochrony indywidualnej, trzeba spełnić również wymagania właściwe dla tej kategorii. Ocena zgodności nie polega zatem na sprawdzeniu jednego dokumentu. Wymaga ustalenia, jakie regulacje dotyczą konkretnego towaru i kto pełni każdą z ról w łańcuchu dostaw.
Co zrobić, gdy produkt może stwarzać zagrożenie
Pierwszą reakcją nie powinno być oczekiwanie na kolejną reklamację. Firma powinna ustalić, jakiego produktu i której partii dotyczy problem, wstrzymać sprzedaż, zabezpieczyć towar oraz zebrać informacje od dostawcy, klientów i operatorów sprzedaży. Następnie trzeba ocenić, czy wystarczy korekta informacji lub instrukcji, czy konieczne będzie wycofanie produktu z obrotu albo wezwanie konsumentów do zwrotu.
Działanie naprawcze musi być proporcjonalne do ryzyka. Błąd w nazwie koloru nie uzasadnia akcji wycofania, lecz brak ostrzeżenia o ryzyku zadławienia albo przegrzewający się zasilacz może jej wymagać. W poważniejszych przypadkach przedsiębiorca musi współpracować z organami nadzoru rynku i realizować obowiązki informacyjne przewidziane przez przepisy.
Warto zachować dowody każdej podjętej czynności: datę blokady sprzedaży, zakres sprawdzonych numerów partii, treść komunikatów do klientów oraz odpowiedzi dostawcy. Przy sporze lub kontroli dokumentacja pokazuje, czy przedsiębiorca rzeczywiście ograniczał ryzyko, czy jedynie reagował pozornie.
Umowy i dokumenty, które ograniczają ryzyko sprzedawcy
Dobra umowa z dostawcą nie zwalnia z obowiązków publicznoprawnych, ale może znacząco poprawić pozycję przedsiębiorcy. Powinna precyzyjnie określać, kto przygotowuje dokumentację, kto zapewnia badania i oznaczenia, w jakim terminie dostawca przekazuje informacje o incydentach oraz kto ponosi koszty wycofania produktu. Kluczowe są także prawo do kontroli dokumentów i odpowiedzialność za nieprawdziwe deklaracje.
Równie istotna jest wewnętrzna procedura dopuszczania produktów do sprzedaży. Przy większym katalogu towarów warto przypisać odpowiedzialność konkretnym osobom, stworzyć listę wymaganych dokumentów dla kategorii wysokiego ryzyka i ustalić zasady weryfikacji opisów na Allegro oraz we własnym sklepie. To rozwiązanie praktyczne, zwłaszcza gdy zakupy, marketing i obsługa reklamacji działają w różnych zespołach.
Szuszkiewicz Kancelaria Prawna pomaga sprzedawcom internetowym przeanalizować model importu i dystrybucji, uporządkować dokumentację GPSR oraz wdrożyć procedury odpowiadające rzeczywistej skali sprzedaży. W sprawach bezpieczeństwa produktu liczy się bowiem nie deklarowana ostrożność, lecz możliwość wykazania, że przedsiębiorca wie, jaki towar sprzedaje, skąd go pozyskał i jak zareaguje, zanim pojedynczy problem stanie się kosztownym kryzysem.