Oferta może być dopracowana sprzedażowo, mieć dobrą cenę i wysokie pozycjonowanie na Allegro, a mimo to zostać zakwestionowana z powodów regulacyjnych. GPSR dla sklepu internetowego oznacza konieczność spojrzenia na każdy produkt nie tylko jak na towar, ale też jak na źródło odpowiedzialności za bezpieczeństwo konsumenta. Od 13 grudnia 2024 r. przedsiębiorca sprzedający produkty konsumentom musi sprawdzić, czy jego proces zakupowy, karty produktów i dokumentacja odpowiadają wymogom unijnego rozporządzenia o ogólnym bezpieczeństwie produktów.
Nie jest to formalność ograniczająca się do dopisania kilku zdań w regulaminie. GPSR dotyczy przede wszystkim tego, co faktycznie oferujesz, od kogo kupujesz towar, jakie informacje prezentujesz klientowi oraz jak zareagujesz, gdy produkt okaże się niebezpieczny. Dla profesjonalnego sprzedawcy ryzyko obejmuje nie tylko kontrolę organów, lecz także blokadę oferty przez platformę, kosztowne wycofanie produktu, roszczenia klientów i utratę reputacji.
Kogo obejmuje GPSR w sprzedaży online?
Rozporządzenie GPSR, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/988, obejmuje produkty udostępniane konsumentom w ramach działalności gospodarczej, także wtedy, gdy sprzedaż odbywa się wyłącznie przez internet. Znaczenia nie ma, czy towar trafia do klienta ze sklepu własnego, z Allegro, innego marketplace’u czy w modelu fulfillmentu.
Najczęściej sprzedawca występuje jako dystrybutor. Nie oznacza to jednak biernej roli. Dystrybutor ma obowiązek działać z należytą starannością, weryfikować wymagane informacje i nie udostępniać produktu, o którym wie lub powinien wiedzieć, że nie spełnia wymagań bezpieczeństwa. Jeżeli natomiast przedsiębiorca sprzedaje produkty pod własną marką, zleca ich wytworzenie albo istotnie zmienia produkt przed wprowadzeniem do obrotu, może zostać uznany za producenta. Wtedy zakres obowiązków jest zdecydowanie szerszy.
W łańcuchu dostaw istotne role pełnią także importer oraz upoważniony przedstawiciel. Importer odpowiada za sprowadzanie produktu spoza Unii Europejskiej i powinien upewnić się, że producent wykonał obowiązki wymagane przepisami. Jeżeli producent ma siedzibę poza UE, przy ofercie kierowanej do konsumenta trzeba co do zasady wskazać również osobę odpowiedzialną w Unii Europejskiej.
Nie każdy towar podlega GPSR w identycznym zakresie. Część kategorii jest regulowana przepisami sektorowymi, przykładowo wyroby medyczne, żywność czy określone produkty objęte szczególnymi zasadami zgodności. Nie oznacza to automatycznego braku obowiązków. Trzeba ustalić, które regulacje mają zastosowanie do konkretnego produktu i czy regulują dane ryzyko w sposób szczególny. To analiza produktu, a nie nazwy kategorii w systemie sprzedażowym, przesądza o właściwej kwalifikacji.
GPSR dla sklepu internetowego – co musi zawierać oferta?
W sprzedaży na odległość informacje wymagane przez GPSR muszą być wyraźnie widoczne i łatwo dostępne dla konsumenta przed zawarciem umowy. Nie wystarczy umieścić ich po zakupie, w wiadomości e-mail czy wyłącznie na opakowaniu produktu. Klient powinien poznać je na etapie przeglądania oferty.
Karta produktu powinna zawierać dane identyfikujące producenta – nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową albo znak towarowy, a także adres pocztowy i elektroniczny, pod którymi można się z nim skontaktować. Gdy producent nie ma siedziby w Unii Europejskiej, należy podać analogiczne dane osoby odpowiedzialnej w UE.
Konieczne są również informacje pozwalające jednoznacznie zidentyfikować produkt. W praktyce będzie to jego zdjęcie, typ, model, numer partii, numer seryjny lub inny identyfikator właściwy dla danego asortymentu. Zakres danych zależy od produktu. Przy prostym akcesorium identyfikacja może być krótsza niż przy urządzeniu elektrycznym, zabawce czy kosmetyku, ale nie może pozostawiać wątpliwości, czego dokładnie dotyczy oferta.
Trzeci obszar to ostrzeżenia i informacje dotyczące bezpieczeństwa. Powinny być zrozumiałe dla polskiego konsumenta, adekwatne do realnego ryzyka i przekazane w języku polskim. Sprzedaż produktu z opisem po angielsku albo z lakonicznym komunikatem „używać ostrożnie” nie rozwiązuje problemu. Ostrzeżenie musi informować o konkretnym zagrożeniu oraz zasadach bezpiecznego użycia.
W praktyce warto skontrolować zwłaszcza produkty dla dzieci, urządzenia elektryczne, baterie i akumulatory, akcesoria sportowe, kosmetyki, produkty z ostrymi elementami, środki chemiczne oraz towary importowane bez pełnej dokumentacji. To właśnie w tych grupach różnica między atrakcyjną ofertą a ofertą bezpieczną prawnie bywa największa.
Dane producenta to nie dane sprzedawcy
Częsty błąd polega na zastępowaniu danych producenta danymi własnej firmy. Informacja o sprzedawcy jest potrzebna z innych powodów, ale nie wypełnia obowiązku wskazania producenta albo osoby odpowiedzialnej w UE. Konsument i organ nadzoru muszą móc ustalić podmiot odpowiedzialny za bezpieczeństwo produktu.
Problematyczne są też oferty oparte wyłącznie na danych pobranych od hurtowni. Jeżeli hurtownia dostarcza niepełne dane, błędne ostrzeżenia lub materiał bez polskiej wersji językowej, ryzyko operacyjne pozostaje po stronie sprzedawcy, który udostępnia produkt konsumentowi. Szczególnie ostrożnie należy podchodzić do importu z państw trzecich i do produktów oznaczanych wyłącznie marką handlową dostawcy.
Dokumentacja i weryfikacja dostawcy
GPSR nie sprowadza się do widoku oferty. Przedsiębiorca powinien umieć wykazać, skąd pochodzi produkt, kto uczestniczył w łańcuchu dostaw oraz jakie informacje i dokumenty uzyskał. Zakres wymaganej dokumentacji zależy od roli przedsiębiorcy i rodzaju towaru. Producent będzie odpowiedzialny między innymi za analizę ryzyka oraz dokumentację techniczną, a dystrybutor powinien współpracować z organami i zachować możliwość identyfikacji podmiotów, od których nabył produkt oraz którym go dostarczył.
Dla sklepu internetowego rozsądnym standardem jest procedura dopuszczania produktów do sprzedaży. Nie musi być rozbudowana jak w korporacji, ale powinna być powtarzalna i możliwa do udowodnienia. Przed uruchomieniem oferty warto ustalić pięć kwestii:
- kto jest producentem, importerem i osobą odpowiedzialną w UE,
- czy produkt ma właściwe oznaczenia, instrukcje i ostrzeżenia,
- czy opis sprzedażowy zawiera wszystkie wymagane informacje,
- czy dokumenty od dostawcy odpowiadają rzeczywistemu produktowi i wariantowi,
- kto w firmie podejmuje decyzję o wstrzymaniu sprzedaży w razie zgłoszenia zagrożenia.
Nie należy automatycznie utożsamiać GPSR z oznakowaniem CE. CE dotyczy wybranych grup produktów regulowanych przepisami harmonizacyjnymi UE i potwierdza spełnienie wymagań właściwych dla danej kategorii. GPSR ma szerszą funkcję w obszarze ogólnego bezpieczeństwa produktów. Produkt bez wymaganego CE może być niezgodny z prawem, ale samo umieszczenie znaku CE nie zwalnia sprzedawcy z oceny obowiązków wynikających z GPSR.
Co zrobić po zgłoszeniu niebezpiecznego produktu?
Reakcja po informacji o wadzie nie może ograniczyć się do odpowiedzi klientowi, że reklamacja zostanie rozpatrzona. Jeżeli istnieje ryzyko dla zdrowia lub bezpieczeństwa, przedsiębiorca powinien niezwłocznie ocenić skalę problemu, wstrzymać udostępnianie produktu i skontaktować się z podmiotem wyżej w łańcuchu dostaw. W zależności od sytuacji konieczne może być ostrzeżenie konsumentów, wycofanie towaru z obrotu lub wezwanie klientów do zwrotu produktu.
GPSR przewiduje obowiązki współpracy z organami nadzoru oraz przekazywania informacji o poważnych ryzykach przez właściwe mechanizmy unijne. Sposób działania zależy od rodzaju ryzyka, roli przedsiębiorcy i liczby produktów objętych problemem. Zbyt późna reakcja zwykle zwiększa koszt sprawy. Zbyt pochopne działanie, bez ustalenia faktów i zakresu zagrożenia, może z kolei niepotrzebnie eskalować kryzys.
Dlatego sklep powinien mieć prostą procedurę: kto odbiera zgłoszenie, kto weryfikuje partię i dokumenty, kto blokuje sprzedaż na wszystkich kanałach, kto komunikuje się z dostawcą oraz kto odpowiada za kontakt z klientami. W firmie sprzedającej setki lub tysiące ofert taka procedura ma znaczenie równie praktyczne jak sprawny magazyn czy system obsługi zamówień.
Najczęstsze błędy sprzedawców na Allegro i we własnych sklepach
Największe ryzyko powstaje zwykle nie przez świadome ignorowanie prawa, ale przez skalę katalogu i powielanie niezweryfikowanych szablonów. Sprzedawca importuje produkty, korzysta z opisów hurtowni, przekazuje tworzenie ofert pracownikowi lub agencji, a dane producenta i ostrzeżenia pozostają poza procesem kontroli.
Błędem jest również traktowanie obowiązków GPSR jako jednorazowego projektu. Dostawca może zmienić producenta, fabrykę, skład zestawu, opakowanie lub osobę odpowiedzialną w UE. Oferta, która była prawidłowa sześć miesięcy temu, po takiej zmianie może wymagać aktualizacji. Dotyczy to szczególnie produktów sprzedawanych pod marką własną oraz towarów pozyskiwanych z wielu źródeł.
Dobrze przeprowadzone wdrożenie zaczyna się od audytu asortymentu według poziomu ryzyka. Najpierw warto zbadać produkty importowane, popularne, przeznaczone dla dzieci i generujące reklamacje, a następnie uporządkować pozostałe kategorie. Szuszkiewicz Kancelaria Prawna w ramach wdrożeń GPSR analizuje zarówno dokumentację i role w łańcuchu dostaw, jak i faktyczną treść ofert, aby obowiązki prawne dało się wykonać w codziennej sprzedaży.
GPSR nie powinien zatrzymywać sprzedaży, lecz wymusza jej lepszą organizację. Sklep, który zna pochodzenie towaru, ma kompletne karty produktów i potrafi szybko zareagować na zagrożenie, chroni nie tylko konsumenta. Chroni też własne konto sprzedażowe, marżę i reputację budowaną latami.